Case Studies:
KPI dashboard voor IT Operations
Context
Problem Statement:
In 2023 vernieuwde H&R het functionerings- en beoordelingsproces. Naast standaardcriteria worden nu functiespecifieke KPI’s gebruikt als basis voor beoordeling en coaching.
De oorspronkelijke werkwijze – via een externe Jira-tool – vereiste veel handmatig werk per medewerker en per KPI. Het opstellen van rapportages was tijdrovend en het verkrijgen van overzicht op team- en afdelingsniveau bleek lastig.
Oplossing
Voor de IT Operations-afdeling van H&R is het rapportageproces volledig vernieuwd en geautomatiseerd met Power BI. In samenwerking met key stakeholders werd eerst grondig in kaart gebracht waar knelpunten lagen en hoe Jira op dat moment werd gebruikt. Cruciaal was dat de cijfers in het Power BI-dashboard exact overeenkomen met de data uit Jira.
Voorbeeld management view van IT Operations, wegens vertrouwelijkheid vervaagd.
Daarom is gekozen voor de Power BI Connector voor Jira – een betrouwbare third-party oplossing met sterke beveiliging en live datakoppeling. Samen met de interne Jira-specialist is het datamodel stap voor stap verfijnd. Alle rapportageregels en uitzonderingen zijn één-op-één overgenomen in het Power BI-dashboard.
Via Power Query automation zijn handmatige processen geminimaliseerd. Nieuwe medewerkers worden automatisch gekoppeld aan het juiste team en KPI’s op basis van hun Jira-profiel. Medewerkers zien alleen hun eigen KPI’s, terwijl het management via een aparte management-view volledige inzage heeft in team- en afdelingsprestaties.
Het dashboard toont heldere, visueel aantrekkelijke rapportages, waardoor misinterpretaties worden voorkomen. Het verschaft o.a. inzicht in facturbaliteit, declarabiliteit per team of werknemer, omzet per team, omzet per beschikbaar uur, en of er aan alle SLA's wordt voldaan. Tickets die aandacht vragen worden belicht en zijn direct in Jira te openen vanuit het PowerBI dashboard voor maximaal gebruiksgemak. In Power BI Service is een dedicated rapport beschikbaar binnen de cloud-app van IT Operations. Deze maakt gebruik van een DirectQuery-verbinding naar het centrale semantische datamodel.
Na akkoord van de Jira-engineer, IT Operations-manager en de financial controller is het dashboard succesvol gelanceerd als schaalbare Power BI-oplossing in de cloud.
Technieken: PowerBI, DAX, Row-Level-Security (RLS). PowerQuery, SAP, Jira, Data modelling (STAR), Sharepoint
Aankomend Project
Meer grip op Managed Services en financiële controle
De eerste oplevering van het Power BI-dashboard markeert slechts het begin van een datagedreven samenwerking. In de volgende fase wordt het dashboard uitgebreid om repeterend werk van de financial controller te automatiseren.
Deze uitbreiding richt zich op meer controle over Managed Services-klanten. Door inzichtelijk te maken hoeveel uren IT Operations maandelijks aan deze klanten besteedt – en hoe dat zich verhoudt tot de gefactureerde uren – ontstaat realtime grip. Bij afwijkingen kunnen automatische waarschuwingen zorgen voor snelle bijsturing, nog vóór kosten uit de hand lopen.
Het resultaat: proactiever werken, minder handmatig werk en meer focus op strategische analyses. Dit bespaart tijd, verlaagt kosten en versterkt de aandacht voor de core business.
Conclusie
Met Power BI heeft H&R een duidelijke innovatieslag gemaakt: meer grip op prestaties, minder tijdverlies en directe koppelingen met kernsystemen zoals SAP en Jira. De datainfrastructuur vormt nu een stevige basis voor diepere, geavanceerde inzichten.
BI-ontrack blijft actief meedenken over de volgende stap in efficiency en datagedreven sturing.