Case Studies:
Van reactief naar proactief klanten bedienen met het GRIP dashboard
Context
Voor H&R Business IT Solutions ontwikkelde BI-ontrack het GRIP-dashboard: een krachtig aanvulling op het bestaande SAP ERP-systeem, met als doel meer inzicht en sturing voor accountmanagers. In één oogopslag zien teams welke klanten extra aandacht nodig hebben en waar processen verbetering vragen. Dit stimuleert proactief klantbeheer in plaats van reactieve sales, waardoor kansen niet langer onbenut blijven.
​
Hoewel SAP veel klant- en salesdata bevat, werd deze data onvoldoende benut. Belangrijke informatie was versnipperd, lastig toegankelijk of werd niet consistent vastgelegd – mede doordat gebruikers de toegevoegde waarde ervan niet altijd ervoeren.
​
In samenwerking met het management is daarom een dashboard ontworpen dat fungeert als verlengstuk van de accountmanager: gebruiksvriendelijk, informatief en zonder extra administratieve last. Met het GRIP-dashboard activeert H&R eindelijk de volle waarde van haar klantdata – voor slimmere, datagedreven beslissingen.
Oplossing
Voor de ontwikkeling van het GRIP-dashboard werkte BI-ontrack nauw samen met stakeholders binnen H&R Business IT Solutions. Door actief in contact te staan met gebruikers, werd een helder totaalbeeld gevormd van hun dagelijkse uitdagingen en behoeften.
​
Op basis van deze inzichten werd een geprioriteerde wensenlijst opgesteld, voorzien van tijdlijn en impact. De belangrijkste elementen werden eerst ontwikkeld in een Minimum Viable Product (MVP), dat modulair werd uitgebreid op basis van feedback uit de praktijk. Elke oplevering werd in overleg gevalideerd en vervolgens intern gepubliceerd via SharePoint.
Van reactief naar proactief werken - ​GRIP biedt inzicht in:
-
Klanten die goed op koers liggen
-
Klanten die extra opvolging vragen
-
Aankomende verlengingen van contracten, licenties of garanties
-
Projecten in de pijplijn en hun verwachte impact
Via automatische meldingen via teams worden accountmanagers tijdig geïnformeerd, inclusief uitleg over status van producten en commerciële kansen. Zo worden processen voorspelbaarder, klantrelaties sterker en wordt de waarde van klantdata maximaal benut — zonder extra handmatige inspanning.
​
Technieken: PowerBI | DAX | PowerQuery | SAP | Data activator | Sharepoint
Aankomend Project
Meer grip op Managed Services en financiële controle
De eerste oplevering van het Power BI-dashboard markeert slechts het begin van een datagedreven samenwerking. In de volgende fase wordt het dashboard uitgebreid om repeterend werk van de financial controller te automatiseren.
​
Deze uitbreiding richt zich op meer controle over Managed Services-klanten. Door inzichtelijk te maken hoeveel uren IT Operations maandelijks aan deze klanten besteedt – en hoe dat zich verhoudt tot de gefactureerde uren – ontstaat realtime grip. Bij afwijkingen kunnen automatische waarschuwingen zorgen voor snelle bijsturing, nog vóór kosten uit de hand lopen.
​
Het resultaat: proactiever werken, minder handmatig werk en meer focus op strategische analyses. Dit bespaart tijd, verlaagt kosten en versterkt de aandacht voor de core business.
Conclusie
Met Power BI heeft H&R een duidelijke innovatieslag gemaakt: meer grip op prestaties, minder tijdverlies en directe koppelingen met kernsystemen zoals SAP en Jira. De datainfrastructuur vormt nu een stevige basis voor diepere, geavanceerde inzichten.
​
BI-ontrack blijft actief meedenken over de volgende stap in efficiency en datagedreven sturing.